Tirsdag, 01 december 2015 13:29

Hvad skete der lige med det papirløse kontor ?

Hjælps os med at forbedre vores artikler, ved at bedømme dem.
Bedøm denne artikel
(0 bedømmelser)

Det vakte en vis opsigt, da en stor dansk høreapparatproducent i TV-avisen kunne præsentere sit papirløse kontor. Måbende kunne man se, hvordan al dagens post blev bragt op til femte sal, hvorefter alle breve og dokumenter blev scannet, og al papiret blev makuleret, og man så det makulerede papir drysse gennem et kæmpe glasrør gennem alle fem etager.

epson papirloes

Sandheden blev bare en hel del anderledes – for selvom vi har talt om papirløse kontorer og papirløse samfund, i årtier, har det alligevel altid vist sig, at papir stadig vinder. Det papirløse samfund er aldrig rigtigt blevet til noget, sådan for alvor. Mange af de måder, vi bruger papir på, er stadig den bedste løsning, hvad angår effektivitet og sikkerhed. Selv miljøet har gavn af det. Et enkelt genanvendeligt element - penge for eksempel - kan bruge mindre energi i sin levetid end tilsvarende, elektroniske transaktioner. Dette gælder stadig, selvom teknologien forbedres og behovene for trykte informationer ændres.

Den kendte informationsvidenskabsmand, Frederick Wilfrid Lancaster, skabte udtrykket "papirløst samfund" tilbage i 1978. Han beskrev et fremtidigt samfund, hvor skrevne og trykte dokumenter, mails, breve osv. ville blive erstattet med udelukkende elektronisk kommunikation og lagring. Lancaster forestillede sig endda en tid, hvor papirpenge ville være forældede, og hvor biblioteker ikke længere skulle håndtere bøger af papir men ville være integreret i et digitalt miljø, hvor bøger kunne lånes og returneres elektronisk. Interessant nok lader det til, at Lancaster havde fat i noget i forbindelse med elektroniske biblioteker. I dag leverer Amazons Kindle Owners’ Lending Library de tidligste trin i hans elektroniske bibliotekskoncept. Men salget af trykte bøger stiger. Nielsen BookScan rapporterede, at antallet af solgte papirbøger i USA steg med 2,4 % i 2014, inklusive salg på Amazon og i fysiske boghandlere.

Hvad Lancaster ikke fik øje på, var et skift i ansvaret for trykte papirdokumenter. Myndigheder og virksomheder delegerer udskrivning af formularer og dokumenter til individuelle borgere og kunder. Ved at gøre dette nedsættes prisen, logistikken forenkles og behovet for at indføre en fuldstændig elektronisk proces fjernes.

Realiteterne om nutidens udskrivningsbehov blev synlige med en undersøgelse, som Epson for nylig udførte. Vores undersøgelse fokuserede på, hvordan forbrugerne anvender og har behov for det, vi udskriver. Vi talte med 8.000 europæiske forbrugere fordelt i Tyskland, Italien, Spanien og Storbritannien for at måle lokale og regionale tendenser og præferencer om papir og udskrivning.

Blandt resultaterne fandt vi en tydelig europæisk tendens, der viste, at formularer, dokumenter, kvitteringer og billetter udskrives af hjemme- og slutbrugeren. Dokumenter, der tidligere blev udskrevet af et firma for derefter at blive givet eller sendt til slutbrugeren, sendes nu elektronisk til udskrivning derhjemme. Vi fandt f.eks., at 42 % af disse adspurgte regelmæssigt udskriver elektroniske værdikuponer og rabatkuponer til brug i butikker og restauranter. Og 55 % udskriver deres egne kopier af økonomiske og officielle dokumenter, som de har modtaget elektronisk. Dokumenter som skatteblanketter, pasansøgninger og forsikringspolicer, der tidligere blev sendt med posten, er nu modtagerens ansvar at få ud på papir.

Dette hjælper afsenderen (f.eks. en koncertarrangør eller et flyselskab) med at spare penge på udskrivning og på konvolutter, porto og arbejde. Den mere effektive tilgang er at flytte udskrivningen til den endelige modtager, dels for at spare penge dels for at få oplysningerne hurtigere ud til folk. Nutidens effektive og økonomiske blækteknologier til printere til hjemmet og små virksomheder betyder, at det at bede folk om selv at udskrive deres boardingkort til fly og rabatkuponer til supermarkeder ikke skaber unødigt store omkostninger for forbrugerne.

Nogle steder, f.eks. forhandlere og flyselskaber, accepterer en elektronisk billet på skærmen. Men størstedelen fortsætter med at bruge papirdokumenter på grund af korrekthed og sikkerhed. Faktisk sagde 15 % af vores respondenter, at problemer med firmaer, der ikke accepterede digitale formularer og billetter, var deres hovedårsag til at udskrive derhjemme.

Flytning af fokus for udskrivning til hjemmet handler dog om mere, end at firmaerne skal spare penge eller endda nedsætte forbrugernes omkostninger. Der er også vigtige miljømæssige overvejelser. Jo færre dokumenter, der sendes med posten, desto færre "engangspapirvarer", f.eks. konvolutter og emballage, findes der. Dette betyder også mindre brændstof til at transportere post rundt i verden og levere det til destinationsadressen.

Postfirmaer er allerede ved at justere deres virksomheder, så de afspejler det faktum, at vi sender færre breve men flere pakker. Sidstnævnte kan ofte flyttes og leveres mere effektivt end breve og dermed bevare den miljømæssige fordel.

Tænk på dette, når du ser dit favoritband afholde koncert: Hvis du selv udskriver billetterne, så ændres oplevelsen i væsentlig grad til det bedre. Du sparer måske penge på billettens pris. Du får billetterne hurtigere - ofte med det samme. Udskrivning derhjemme betyder, at du kan e-maile billetter til andre deltagere, som selv kan udskrive dem. Udskrivning af egne billetter betyder mindre brændstofforbrug og færre konvolutter, der skal kasseres. Du kan have fred i sjælen og fysisk bevis i hånden, så du ikke behøver at være bange for, at din smartphone løber tør for strøm, før du er kommet gennem indgangen. Alle har fordel af selv at udskrive, især dig.

 

Du kan følge os på Twitter, tilføje os til din cirkel på Google+ eller like vores Facebook-side, for at holde dig opdateret om alle de nyeste nyheder og anmeldelser.

Yderligere information

Læst 306 gange
Log ind for at skrive en kommentar.